Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjänä toimii palvelua käyttävä asiakasorganisaatio (järjestö, liitto tai viranomainen). vaikuta.ai-palvelun tarjoaja käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun henkilötietojen käsittelysopimuksen mukaisesti.

• Tunnistetiedot: nimi, sähköpostiosoite, organisaatio ja rooli palvelussa.
• Kutsutiedot: kommentointi-, työtila- ja työryhmäkutsujen vastaanottajat ja voimassaolo.
• Käyttäjän tuottama sisältö: haasteet, ratkaisuehdotukset, kommentit, tekstiehdotukset ja liitteet.
• Tekniset tiedot: kirjautumiset, kertakäyttöiset kirjautumis- ja vahvistuskoodit (tallennetaan vain tiivistettynä) ja palvelun toiminnan kannalta välttämättömät lokit.
• Tilin poistosta jäävä kirjaus, jossa ei ole henkilötietoja.

Haasteisiin ja kommentteihin ei tule kirjoittaa yrityksen, asiakkaan tai henkilön nimiä eikä arkaluonteisia henkilötietoja.

Tietoja käsitellään palvelun tarjoamiseksi: käyttöoikeuksien hallintaan, haasteiden valmisteluun, kutsujen lähettämiseen, yhteistyöhön työtilassa ja palvelun turvallisuuden varmistamiseen. Käsittelyn perusteena on sopimus tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Julkaisu laajemmalle joukolle perustuu käyttäjän valintaan.

Tekoäly avustaa tiivistelmien ja tekstiluonnosten laatimisessa. Ihminen tarkistaa ja päättää käytöstä. Syötettyä aineistoa ei käytetä tekoälymallien opettamiseen.

Tietoja ei myydä eikä luovuteta markkinointiin. Palvelun teknisessä toteutuksessa käytetään seuraavia palveluita, jotka käsittelevät tietoja palvelun tarjoajan lukuun:

• Pilvipalvelualusta (tietokanta, kirjautuminen ja tallennus): käyttäjätilit, profiilit, organisaatio- ja työryhmätiedot, haasteet, muistiinpanot, tekstiehdotukset, kommentit, kutsut ja liitteet. Pääsy rajataan roolien ja tapauskohtaisten oikeuksien mukaan, ja tiedot siirretään salattuina.
• Sovelluspalvelin: verkkopyynnöt, istunnot ja palvelun toiminnan kannalta välttämättömät tekniset lokit.
• Tekoälypalvelu: tekstisisältö vain silloin, kun käyttäjä käynnistää tekoälytoiminnon (esimerkiksi tiivistelmä tai tekstiluonnos). Pyyntöjä ei tallenneta pysyvästi tekoälypalveluun eikä niitä käytetä mallien opettamiseen.
• Sähköpostin välityspalvelu: vastaanottajan sähköpostiosoite ja viestin sisältö kirjautumis-, vahvistus- ja kutsuviesteissä.

Palvelu lukee julkisista lähteistä (esimerkiksi Hankeikkuna, vaalit.fi, Eduskunnan avoin data sekä viranomaisten, työllisyysalueiden, elinvoimakeskusten ja järjestöjen omat verkkosivut) vain julkista tietoa. Niihin ei välitetä käyttäjien henkilötietoja eikä yritysten haasteita.

Julkisten päättäjien ja virkahenkilöiden tiedot: palvelussa näytetään kansanedustajien, ministerien ja virkahenkilöiden nimiä, julkisia tehtäviä ja julkisia virkayhteystietoja. Jokaisella tiedolla on julkinen lähde, eikä nimiä lisätä ilman lähdettä. Käsittelyn peruste on oikeutettu etu: julkisen päätöksenteon ja vaikuttamistyön yhteystiedot. Tietojen oikaisua tai poistoa voi pyytää alla olevasta osoitteesta.

Ei yksittäisten asiakkaiden tietoja: palvelussa käsitellään yritysten kokemia yleisiä haasteita. Yksittäisten työnhakijoiden, potilaiden tai muiden kansalaisten asioita tai tunnistettavia tietoja ei saa tallentaa palveluun, myöskään työllisyysalueiden tai hyvinvointialueiden valmisteluissa.

Siirrot EU:n ulkopuolelle: tietokanta ja pysyvä tallennus sijaitsevat EU-alueella. Sovelluspalvelimen ja tekoälytoimintojen teknisessä käsittelyssä hyödynnetään yhdysvaltalaisia alikäsittelijöitä, joiden osalta siirtoperusteena sovelletaan EU–US Data Privacy Framework -päätöstä ja EU-komission vakiosopimuslausekkeita (SCC). Tekoälytoimintoihin lähetettyä materiaalia ei tallenneta pysyvästi eikä käytetä tekoälymallien kouluttamiseen. Tarkemmat tiedot löytyvät henkilötietojen käsittelysopimuksesta.

Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin niitä tarvitaan. Alla ovat ehdotetut säilytysajat, jotka vahvistetaan asiakasorganisaation kanssa. Kirjanpitoon liittyvät säilytysvelvoitteet koskevat asiakasorganisaatiota, eivät käyttäjien sisältöjä.

Pääsy tietoihin rajataan roolien ja tapauskohtaisten oikeuksien mukaan. Liitteet säilytetään suljetussa tallennustilassa. Kirjautuminen tapahtuu sähköpostiin lähetettävällä kertakäyttöisellä koodilla, ja tilin poisto vaatii erillisen sähköpostiin lähetettävän vahvistuskoodin. Täydellistä anonymiteettiä ei voida luvata, koska yksityiskohdista voi joskus päätellä kirjoittajan.

Sinulla on oikeus tarkastaa tietosi, pyytää niiden oikaisua tai poistoa, rajoittaa käsittelyä ja vastustaa sitä.

• Omat tiedot -sivulla voit ladata tietosi tiedostona (profiili, roolit, haasteet, kommentit, tekstiehdotukset ja työryhmäjäsenyydet).
• Samalla sivulla voit poistaa tilisi pysyvästi. Poisto vahvistetaan sähköpostiin lähetettävällä koodilla, ja se tehdään heti.
• Organisaation pääkäyttäjä voi poistaa oman organisaationsa käyttäjän tilin ja tiedot.

Muut pyynnöt: tietosuoja@vaikuta.ai. Voit myös tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle.